Règlements

Réseau d'études canadiennes – Canadian Studies Network

Attendu que le Réseau d'études canadiennes – Canadian Studies Network (la « Société ») désire faire accepter le règlement suivant relié de façon générale aux relations d'affaires et aux autres transactions de la Société.
Que le règlement de la Société soit promulgué comme suit :
1. Le Siège social
Jusqu'à la prochaine modification conformément avec la loi des corporations (Ontario) (l'« Acte »), le siège social de la Société sera situé dans la ville de Peterborough, dans la province de l'Ontario, au Centre Frost pour les études canadiennes et indigènes, Université Trent, 1600 West Bank Drive, Peterborough, Ontario K9J 7B8.
2. Administrateurs
2.01 Conseil d'administration. Les affaires de la Société seront gérées par un Conseil d'administration (ci-dessous désigné comme le « Conseil ») formé de cinq administrateurs qui pourront exercer tous les pouvoirs et performer tous les actes qui peuvent être exercés ou performés par la Société et qui ne sont pas expressément requis ou mandatés par les règlements ou par une résolution de la Société ou par la loi à être exercés par la Société lors d'une réunion des membres. Ceci inclut sans y être limité ce qui suit :
a) Recommander des changements aux règlements;
b) Fixer les frais d'adhésion des membres;
c) Établir l'heure et le lieu de la réunion annuelle des membres et préparer l'ordre du jour de la réunion annuelle en question;
d) Définir l'orientation et les politiques concernant les objectifs de la Société, et consulter les membres chaque fois que possible;
e) Autoriser toute dépense et tout contrat nécessaire; autoriser des emprunts d'argent et les opérations bancaires; nommer des membres du conseil d'administration, des employés ou des agents comme signataires autorisés, et approuver et payer toute compensation aux employés de la Société;
f) Entreprendre toute démarche jugée appropriée pour faciliter la liaison avec diverses institutions reliées à la Société et dans des domaines où les membres sont tenus au courant;
g) Planifier des activités et administrer les affaires de la Société entre les réunions annuelles avec les membres;
h) Entretenir les archives et dossiers de la Société; et
i) Nommer des comités d'études ou permanents et leur déléguer des pouvoirs à des fins que le Conseil jugera appropriées, y compris sans limitation le Comité consultatif.
Les Administrateurs compteront un membre à la présidence, un membre à la vice-présidence, un membre au secrétariat et à la trésorerie de la Société plus deux membres à titre personnel dont un étudiant ou une étudiante de 2e ou 3e cycle.
2.02 Qualifications des administrateurs. Les administrateurs seront des personnes de dix-huit (18) ans ou plus qui seront, au moment de leur élection ou dans les dix jours qui s'ensuivront, et pendant leur mandat, des membres en règle de la Société.
2.03 Élection des administrateurs et durée de leur mandat.
(1) Les premiers administrateurs de la Société seront ceux qui feront la demande d'incorporation, et leur mandat au Conseil d'administration durera jusqu'à ce que leurs successeurs soient élus ou nommés.
(2) Le mandat des administrateurs sera d'une durée de un à quatre ans, sauf pour le représentant ou la représentante des membres étudiants de 2e/3e cycle dont le mandat sera d'une durée plus courte, d'entre un et deux ans.
(3) Les administrateurs seront élus par les membres à la réunion générale annuelle à la majorité des voix et en accord avec la Section 7.01 de ces règlements.
(4) De temps en temps, en cas d'un poste à pourvoir au Conseil d'administration, quelle qu'en soit la raison (sauf s'il s'agit d'une augmentation dans le nombre des administrateurs), le poste en question, à condition qu'il y ait quorum des administrateurs alors en fonction, peut être pourvu par le président s'il le croit convenable; sinon, le poste en question sera pourvu lors de la réunion suivante des membres; et le mandat de tout administrateur nommé ou élu pour pourvoir au poste vacant aura la durée du mandat inachevé de l'administrateur sortant qui est à l'origine de ce poste vacant.
2.04 Fin de mandat. Une personne cesse d'être administrateur de la Société :
(a) si cette personne déclare banqueroute ou est déclarée insolvable;
(b) si cette personne est déclarée en cours d'être mentalement incompétente ou de ne pas jouir de toutes ses facultés mentales;
(c) si par avis écrit adressé au secrétaire-trésorier ou à la secrétaire-trésorière de la Société, cette personne démissionne de son poste (ou, s'il s'agit du secrétaire-trésorier ou de la secrétaire-trésorière, par avis écrit à la présidence de la Société);
(d) si cette personne cesse d'être membre de la Société;
(e) si cette personne est incapable de remplir les fonctions de son poste pour une période d'un an ou plus; ou
(f) si cette personne décède.
3. Réunions des administrateurs
3.01 Réunions et préavis. La décision de tenir une réunion du Conseil d'administration peut venir de la présidence ou de deux administrateurs quels qu'ils soient, et il y aura au moins une réunion du Conseil une fois par an. Un avis écrit sera transmis à tous les membres du Conseil au moins un mois à l'avance des réunions en question sauf si tous les administrateurs sont présents ou si ceux qui sont absents renoncent au préavis ou indiquent d'une autre façon leur consentement à la tenue de la réunion en question, en quel cas il y aura dispense de préavis. Les réunions du Conseil peuvent avoir lieu n'importe où au Canada.
3.02 Présidence des assemblées. Le président ou la présidente, lorsque cette personne est présente, agira en tant que président ou présidente de l'assemblée et présidera toutes les réunions du Conseil et des membres. En son absence à une réunion du Conseil, les administrateurs présents choisiront parmi eux une personne pour présider la réunion.
3.03 Quorum. Le quorum à n'importe quelle réunion du Conseil consistera en la présence, en personne ou par télé-conférence, de 50 % ou plus des administrateurs. Aux fins de ces règlements, « télé-conférence » désigne l'usage du téléphone, de l'Internet ou d'autres moyens de communication afin de participer simultanément et instantanément avec les personnes physiquement présentes à une réunion.
3.04 Scrutin (Vote)
(1) Toute question soulevée à une réunion du Conseil sera décidée (résolue) à une majorité des voix.
(2) Lors de toute réunion, à moins qu'on demande un scrutin, une déclaration du président ou de la présidente de l'assemblée comme quoi une proposition a été adoptée, ou adoptée à l'unanimité, ou par une majorité quelconque, ou n'a pas été adoptée par une majorité des voix, constituera une preuve définitive de ce fait sans qu'on ait besoin d'une preuve quant au nombre ou à la proportion des voix enregistrées pour ou contre la proposition.
4. Conseil d'administration
4.01 Nomination du Conseil d'administration. Le Conseil choisira parmi ses membres un président ou une présidente et un vice-président ou une vice-présidente.
4.02 Nomination d'autres membres du conseil d'administration. De temps en temps, le Conseil nommera un secrétaire-trésorier ou une secrétaire-trésorière, et peut nommer d'autres postes du conseil à sa discrétion.
4.03 Postes vacants. Si la présidence, la vice-présidence ou le secrétariat-trésorerie devenait vacant en raison de décès, de démission, de disqualification ou autre, les administrateurs peuvent élire ou nommer un membre du conseil d'administration pour pourvoir le poste en question jusqu'à la réunion annuelle suivante des membres, à condition qu'on mandate le vice-président ou la vice-présidente pour occuper le poste de la présidence si c'est celui-ci qui est vacant.
5. Indemnités pour les administrateurs, les membres du conseil d'administration et autres personnes
Tout administrateur ou membre du conseil d'administration de la Société ou toute autre personne qui a entrepris, ou qui s'apprête à entreprendre, un engagement pour le compte de la Société ainsi que ses héritiers, ses exécuteurs et ses administrateurs testamentaires, et ses biens et affaires, respectivement, sera compensé et protégé de tout dommage, de temps en temps et en tout temps, à partir des fonds de la Société, contre,
(a) tout coût, frais ou dépense quelconque que l'administrateur ou l'administratrice, le membre du conseil d'administration ou toute autre personne subit ou engage par rapport à une action, un procès ou une procédure à son encontre, pour ce qui est d'un acte, d'une action, d'une affaire ou d'un fait quel qu'il soit entrepris, accompli ou permis par cette personne dans l'exercice des fonctions de son poste ou par rapport à ces fonctions; et
(b) tout autre coût, frais ou dépense que la personne subit ou engage pour les affaires en question, ou relié à ces affaires, à l'exception des coûts, frais et dépenses occasionnés par sa propre négligence ou défaillance délibérée.
6. Membres (Adhésion)
6.01 Qualification.
(a) L'adhésion à la Société est ouverte à toute personne qui partage ses objectifs et en fonction de ce qui est stipulé ci-après.
(b) Il y aura quatre catégories de membres : (i) membres réguliers; (ii) membres étudiants de 2e/3e cycle, membres retraités ou à faible revenu; (iii) membres étudiants de 1er cycle; et (iv) membres institutionnels dont la cotisation inclut cinq adhésions gratuites pour des membres étudiants (à allouer à la discrétion de l'institution). Chaque membre en règle a droit à un vote (sujet à la Section 7.01 (c) ci-dessous), à l'exception des membres institutionnels dont les membres étudiants individuels auront chacun un vote mais qui, autrement, ne seront pas habiletés à voter.
(c) L'adhésion individuelle à la Société sera ouverte aux savants, aux étudiants, aux chercheurs, aux enseignants, et aux membres des facultés dans les universités et collèges canadiens, et aux autres personnes qualifiées en raison de leur intérêt pour les objectifs de la Société, et ce, sur paiement d'une cotisation annuelle.
(d) L'adhésion institutionnelle sera ouverte aux unités administratives des universités et collèges comptant un programme en études canadiennes, sur paiement de la cotisation institutionnelle.
(e) Les cotisations pour chaque catégorie de membres seront fixées de temps à autre par résolution du Conseil sujette à l'approbation des membres lors de la réunion annuelle suivante des membres.
(f) Les membres qui ont payé leur cotisation seront considérés comme membres en règle.
(g) Seuls les membres en règle auront le droit de vote.
(h) En cas de non-paiement de la cotisation, le Conseil prendra l'action appropriée, y compris sans limitation la résiliation du droit d'être membre de la Société.
(i) Tout membre peut se retirer de la Société en livrant une lettre de démission écrite au secrétaire-trésorier ou à la secrétaire-trésorière de la Société (ou dans le cas du secrétaire-trésorier ou de la secrétaire-trésorière de la Société, par une lettre de démission écrite adressée au président ou à la présidente) qui entrera en vigueur à la date ou à l'heure de l'exécution de l'effet de démission, ou par la suite.
(j) Lors de la fin d'une adhésion, quelle qu'en soit la raison, un membre n'aura pas droit à un remboursement des cotisations payées.
7. Réunions des membres
7.01 Termes. Le Conseil déterminera la date et l'heure chaque année de la réunion annuelle des membres qui aura lieu au siège social de la Société, ou à un autre site au Canada. On présentera à la réunion annuelle un rapport des administrateurs sur les affaires de la Société pour l'année écoulée, un rapport financier de la Société, le rapport du vérificateur ou de la vérificatrice (à moins que la Société en soit exempte) et toute autre information ou tout autre rapport comme le détermineront les administrateurs. L'ordre du jour de la réunion générale annuelle sera distribué électroniquement à tous les membres à l'avance, et il y aura une référence spécifique à toute proposition de changements aux règlements ou à d'autres documents directeurs de la Société, à toute augmentation de la cotisation, et à toute proposition d'entreprendre de nouveaux engagements. Le président ou la présidente ou le Conseil pourront convoquer d'autres réunions des membres (à désigner sous le nom de « réunions générales ») à n'importe quelle date et heure, et à n'importe quel lieu au Canada. En outre, le président ou la présidente aura l'obligation de convoquer une réunion générale des membres s'il ou elle reçoit une demande écrite à cet effet d'au moins : (i) dix membres de la Société ou (ii) dix pour cent (10 %) des membres de la Société, selon le nombre qui est le plus bas. Le préavis d'une réunion générale ou annuelle où on traitera des questions importantes contiendra suffisamment d'information pour permettre aux membres de former un jugement raisonné au sujet de la décision à prendre. On donnera un préavis écrit de trois mois à chaque membre en règle au sujet de toute réunion annuelle ou générale des membres. Le préavis sera envoyé par courriel. Toutes les affaires à la réunion se décideront par une simple majorité des votes de tous les membres en règle, qu'ils soient présents ou représentés par procuration. Le quorum qui devra être respecté à toute réunion annuelle ou générale des membres est de 10 % des membres individuels en règle qui sont représentés en personne ou par procuration.
À chaque réunion annuelle des membres, tout poste à pourvoir au Conseil pourra être occupé par les membres comme suit :
(a) Tous les membres réguliers en règle au Canada seront éligibles à être élus au Conseil.
(b) Lors des élections, des formulaires de procuration signés par des membres seront normalement remis à un membre du Conseil d'administration ou à un employé ou à une employée de la Société que désignera le Conseil (le « détenteur des procurations »). Ces formulaires donneront des directives sur la manière dont le détenteur des procurations pourra voter au nom du membre en question le jour de la réunion annuelle, ou à l'avance de cette réunion, à condition que les membres aient l'option de voter en personne à la réunion annuelle en question.
(c) Tous les membres individuels peuvent voter lors d'une élection. Les administrateurs occupant les fonctions de présidence, vice-présidence, et secrétariat-trésorerie seront élus par un vote de tous les membres votants en règle. Seuls les membres étudiants de 2e/3e cycle éliront le représentant ou la représentante des membres étudiants de 2e/3e cycle.
(d) Lors de la proposition des candidats par les membres, il faudra tenir compte de la représentation régionale.
(e) La proposition des candidats aura lieu deux à quatre (2-4) mois avant le vote.
(f) Un appel à la mise en candidature sera envoyé aux membres. Les propositions de candidats devront avoir l'appui de deux membres, à la suite de quoi la personne proposée transmettra au Conseil, par écrit, sa décision d'accepter la proposition.
(g) Le candidat ou la candidate qui reçoit le plus de votes dans une élection remporte l'élection. Dans le cas où deux candidats ou candidates obtiennent le même nombre de voix, une personne responsable du bureau de vote désignée par le Conseil aura le vote décisif.
7.02 Omission de préavis. L'omission fortuite de fournir tout préavis d'une réunion ou la non-réception d'un préavis par tout membre ou par le vérificateur ou la vérificatrice de la Société, s'il y a lieu, n'annule aucune résolution adoptée ou procédure mise en place lors de toute réunion des membres.
7.03 Présidence. En l'absence du président ou de la présidente à toute réunion, les membres présents à ladite réunion doivent choisir une autre personne qui présidera la réunion.
8. Le Comité consultatif
Le Conseil d'administration choisira le comité consultatif qui représente une commission permanente de la Société (CSN-REC), et qui aura 10 membres. Chaque membre du Comité consultatif aura un mandat de deux ans. Le Conseil d'administration consultera avec le Comité consultatif au besoin, et le Comité consultatif pourra faire des recommandations de son propre accord lors de la réunion annuelle. Le Comité consultatif aura une représentation régionale ainsi qu'une étudiante ou un étudiant au doctorat. Les réunions du Comité consultatif peuvent se tenir n'importe où au Canada en personne ou par télé conférence.
9. Promulgation, abrogation et modification des règlements
(1) Les règlements de la Société peuvent être promulgués, et, une fois promulgués, être abrogés ou modifiés par un règlement adopté par la majorité des administrateurs à une réunion du Conseil et sanctionné par un vote affirmatif des deux tiers des voix à une réunion des membres dûment convoquée dans le but d'examiner ce règlement ou lors de la réunion annuelle des membres. Toute suggestion de modification doit être diffusée par courriel au moins 30 jours avant la réunion.
(2) Tout membre ayant recueilli la signature de dix membres en règle peut soumettre une proposition de modification d'un règlement au Conseil. Ce dernier doit ensuite communiquer ladite proposition de modification aux membres afin qu'ils puissent se prononcer sur celle-ci lors de la tenue de la prochaine réunion des membres.
10. Auditeurs. À moins d'exemption à la section 96. (1) de l'Acte, lors de toute réunion annuelle, les membres doivent désigner un vérificateur ou une vérificatrice qui procédera à l'examen des comptes de la Société. Le vérificateur ou la vérificatrice restera en fonction jusqu'à la réunion annuelle suivante, à condition que les administrateurs puissent pourvoir à toute vacance qui se produirait fortuitement au poste de vérificateur. La rémunération du vérificateur ou de la vérificatrice est fixée par le Conseil lorsqu'il le juge opportun.
11. Chèques, traites, billets, etc. Les chèques, traites ou autres ordres de paiement de sommes d'argent, et les billets, acceptations et lettres de change sont signés par un ou plusieurs membres ou par une autre ou d'autres personnes, administrateurs ou non de la Société, et de la manière qu'autorise le Conseil par résolution au besoin.
12. Signature de contrats, etc. Les contrats, documents ou actes exigeant la signature de la Société peuvent être signés par tout administrateur et engagent, une fois signés, la Société sans autre autorisation ou formalité. Le Conseil est autorisé, à l'occasion, à nommer par résolution un ou plusieurs membres ou une ou plusieurs personnes au nom de la Société pour signer des contrats, documents et actes de façon générale ou pour signer certains contrats, documents et actes.
13. Exercice financier. Le Conseil peut déterminer, ou modifier au besoin, par résolution, la fin de l'exercice financier de la Société.
14. Langues. L'anglais et le français sont les langues officielles et les langues de travail de la Société.
15. Interprétation. Dans tous les règlements et toutes les résolutions spéciales de la Société, les termes au singulier comprennent le pluriel et vice versa, les renvois aux personnes comprennent les entreprises et les corporations et les termes au masculin comprennent le féminin. Lorsqu'un règlement ou une résolution spéciale de la Société renvoie à l'un des statuts ou à une section de ceux-ci, il est à considérer que ce renvoi s'étend et s'applique à toute modification ou à toute nouvelle adoption dudit statut ou de la section de celui-ci, s'il y a lieu.